La gestión por procesos: una realidad con sistemas BPM

En Phipent entendemos que la mejora del rendimiento de las organizaciones pasa por adoptar una gestión por procesos que actúe como sistema de transmisión de la cadena de valor. Esto sólo es posible si la estrategia seleccionada relaciona las iniciativas llevadas a cabo en cada una de las etapas del ciclo de vida de los procesos, desde su concepción hasta su monitorización, y preserva su validez a lo largo del tiempo.

Si hacemos un breve repaso hasta el año 2010, vemos que la práctica más extendida era la de modelar los procesos en herramientas gráficas, e implementar sistemas de gestión en los que se realizaban las actividades de esos procesos. En consecuencia, la relación entre las fases de Modelado y de Implementación era muy débil, hecho que ocasionaba la rápida obsolescencia de los procesos definidos fruto de la constante evolución de los sistemas de gestión. Además, la organización funcional de los sistemas de gestión contribuía a la pérdida de visión y control sobre la validez de los procesos definidos, y en consecuencia a su potencial organizativo. En lo referente a la fase de Monitorización, los sistemas de minería de datos (Business Warehouse) permitían la captación y medición de los datos de los sistemas de gestión y en consecuencia, ponían el foco en las actividades más que en el proceso en sí mismo.

A partir del año 2011 coinciden dos factores clave para la extensión de la disciplina de Gestión por Procesos:

• La expansión de la arquitectura orientada a servicio (SOA – Service Oriented Architecture) ha favorecido la apertura de los sistemas de gestión al exterior, proveyendo sus funcionalidades en forma de servicios web.

• El lanzamiento de BPMN 2.0 y su adopción por parte de los principales motores de flujos de trabajo del mercado.

La disciplina de Gestión por procesos (Business Process Management) ha encontrado en estos dos factores una fórmula ideal para implementar esa estrategia a la que hacíamos referencia al comienzo del artículo.

En la fase de modelado, BPMN 2.0 ha hecho posible un lenguaje común y comprensible tanto por los equipos de áreas funcionales como por los equipos técnicos. Se ha minimizado el riesgo de traducir los requisitos en especificaciones del sistema inadecuadas. Dado que otra característica principal de BPMN 2.0 es que se trata de un lenguaje ejecutable, la fase de implementación trabaja sobre los diagramas elaborados durante la fase de modelado. En este caso la relación entre ambas fases es fuerte dado que no se escapa nada de la implementación que haya sido definido en la fase de modelado. El resultado al final de esta fase serán unos procesos desplegados en el servidor que seguirán fielmente las especificaciones iniciales transmitidas por los responsables de proceso.

Las fases de ejecución y monitorización están intrínsecamente ligadas, básicamente porque la fase de ejecución contiene las instancias activas (en ejecución) de los procesos modelados anteriormente, y las utilidades básicas de monitorización del estado de los procesos son imprescindibles para poder realizar las tareas de explotación del servidor BPM: el seguimiento de la ejecución de los procesos activos  y el control de las incidencias que se pudieran producir.

Adicionalmente a estas utilidades de monitorización básicas aportadas por el propio servidor BPM, disponemos de otras opciones que posibilitan un seguimiento analítico de la actividad de los procesos:

• Los sistemas de minería de datos (sistemas de Business Intelligence), sobre los que podemos volcar la información generada por el motor BPM y realizar un análisis de los procesos bajo los parámetros del negocio.

• Herramientas especializadas o informes personalizados que permitan, por ejemplo, el análisis predictivo sobre los tiempos de ejecución del proceso. Este tipo de herramientas son especialmente útiles para aquellas operaciones de la compañía sujetas a Acuerdos de Nivel de Servicio, dado que ayudan a anticipar los posibles incumplimientos y a gestionarlos adecuadamente para que no ocurran.

Observemos que la posibilidad de volcar la información del servidor BPM a una herramienta de minería de datos tiene un potencial enorme para poder acometer las tareas de optimización y mejora continua de los procesos, puesto que permite detectar y analizar empíricamente los puntos débiles de los procesos. A partir de aquí, empezaría un nuevo ciclo en la vida de los procesos que seguiría con un rediseño, implementación de los cambios, y así sucesivamente.